Tidligere fik VVS Søberg fakturaerne fra Lemvigh-Müller og sine andre leverandører på papir eller som pdf. Nu kører stort set alle faktureringsbilag direkte ind i virksomhedens økonomisystem i en EDI-løsning, så hele det interne godkendelsesflow kører elektronisk. Det har haft store fordele.
Blandt andet har det elimineret overflødigt tastearbejde og reduceret risikoen for menneskelige fejl.
Og det har også givet store tidsbesparelser i fakturahåndteringen – ikke bare i forhold til de indgående, men også de udgående fakturaer, som nu kommer hurtigere ud til kunderne.
Vækst uden omkostninger
Samtidig har virksomheden siden indførslen af EDI haft en vækst, der ligger over gennemsnittet i markedet. Men væksten har vel at mærke ikke givet vokseværk i de administrative opgaver:
“Selvom antallet af indgående og udgående fakturaer dermed er steget, har vi på grund af indførelsen af elektronisk fakturering ikke haft brug for at tilføre flere ressourcer til vores bogholderi”, siger økonomichef Frank Petersen.
Detaljerede data giver bedre indkøb
Derudover har detaljeringsgraden af de data, som den elektroniske fakturering kaster af sig, optimeret indkøbsprocessen:
“Ved at få alle varenumre ind i systemet har vi i dag umiddelbar adgang til vores ’top 1000’ over indkøbte produkter og dermed også salget videre til vores kunder. Det betyder, at vi kan blive meget skarpere på at vælge de rigtige produkter og få dem til den rigtige pris. Sammen med besparelserne i de administrative funktioner har det ført til en bedre konkurrencemæssig position for virksomheden”, forklarer Frank Petersen.
Se video om VVS Søbergs EDI-løsning her
Mål: 90 pct. elektronisk fakturering
Den optimale effekt af elektronisk fakturering kræver, at alle relevante data er til stede fra starten, og det er ifølge Frank Petersen den største udfordring, for det kan tage tid at få hele organisationen med på den EDI-vognen:
“Det er vigtigt at få indarbejdet tankegangen om at arbejde elektronisk hele vejen rundt i virksomheden. Der er ingen tvivl om, at vi med et elektronisk faktureringsflow har skubbet en del af den administrative opgave ud til montørerne, og det er naturligvis en omstillingsproces, der tager tid”, siger han og tilføjer, at målet er, at 90 procent af alle indgående fakturaer skal køre over EDI, hvor man lige nu ligger på 60-70 procent.
Når leverandøren gør indkøbet lettere
Det er en bonus, når leverandøren kan mere end bare at levere varer og for eksempel også har løsninger til at få indkøbet til at glide lettere og mere effektivt. Fra Frank Petersen side er der da også anerkendelse af Lemvigh-Müllers indsats i forbindelse med indførelsen af elektronisk fakturering:
“Vi ser egentlig Lemvigh-Müller som en ekstern afdeling, der står for at levere de materialer, som vores montører har brug for, og de elektroniske arbejdsgange som for eksempel faktureringsflowet er vigtige til at binde det hele sammen”, siger han.
Sådan kommer du i gang med EDI
Kontakt LMe-Integration på tlf. 36 95 52 69 eller e-mail edi@lemu.dk, hvis du vil høre mere om, Lemvigh-Müllers EDI-løsning til industri- og installationsvirksomheder.
